ҚҰЖАТТАР САПАЛЫ ӘРІ ДҰРЫС РӘСІМДЕЛУІ ТИІС

Семинардың негізгі мақсаты – мекемелерде жүргізілетін іс қағаздарын заң талаптарына және архивтік ережелерге сай жүргізу, реттеу және уақытылы тапсыру тәртібін түсіндіру болды.

Шараға аудан әкімінің орынбасары Ерлан Ермағанбетов қатысып, сөз сөйлеп, архивке өткізілетін құжаттардың сапалы, дұрыс рәсімделуіне ерекше назар аудару керектігін баса айтты. Сонымен қатар, құжаттардың дұрыс рәсімделмеуі немесе толық емес күйінде тапсыру болашақта үлкен қиындықтар тудыратынын ескертіп, әрбір маманды өз ісіне жауапкершілікпен қарауға шақырды.

Семинар барысында Жамбыл облысы әкімдігінің цифрландыру және архивтер басқармасының «Сарысу ауданының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің директоры Айгүл Укижанова кең көлемді түсіндірме жұмысын жүргізді. Ол құжаттарды қалыптастырудың және оларды номенклатураға енгізудің тәртібі туралы егжей-тегжейлі түсіндірді.

Сондай — ақ, Айгүл Укижанова өз сөзінде әрбір мекеме қызметінің айнасы – сол мекеменің істер номенклатурасы екенін атап өтті: — Істер номенклатурасы – бұл мекеменің бүкіл құжаттарының жүйеленген тізімі. Әр құжатқа сақталу мерзімі белгіленіп, мазмұнына қарай арнайы тізімге енгізіледі.

Семинарда хаттарды дұрыс рәсімдеу мәселесі де қозғалды. Әсіресе, басшылыққа жолданатын хаттар, кадрлық мәселелерге байланысты хаттар, жалпы қызметтік хаттар қалай рәсімделуі керектігі түсіндірілді. Әр хаттың сыртқы пішініне (форматына) және мазмұнына қойылатын талаптар нақтыланды. Атап айтсақ:

• Мекеменің толық атауы көрсетілуі керек

• Шығыс және кіріс нөмірлері қойылуы қажет

• Хаттың жазылған күні міндетті түрде болуы тиіс

• Қол қоюшының аты-жөні, қызметі және қолы қойылуы керек

• Ресми мөр соғылуы шарт

Істерді қалыптастыру және архивке тапсыру тәртібі

Құжаттар қалыптастырылған кезде олардың реті мен мазмұнына ерекше назар аударылуы қажет. Әрбір іс тігіліп, нөмірленіп, мазмұндық тізіммен бірге дайындалады. Бір жыл бойы жиналған барлық хаттар мен құжаттар жыл соңында толықтай сараланып, тізімге енгізіліп, белгіленген тәртіп бойынша мемлекеттік архивке өткізілуі тиіс. Бұл талап барлық мекемелерге ортақ және міндетті.

Архивке құжаттарды тапсыру – жай ғана формалдық емес, бұл – мекеменің өз қызметіне деген жауапкершілігін, тиянақтылығын көрсететін маңызды процесс. Егер құжаттар дұрыс рәсімделмесе немесе тізімсіз өткізілсе, оларды архив қабылдамайды, бұл мекеме үшін қосымша уақыт жоғалтумен және ескертулермен аяқталады. Архивтік жұмыста ұқыптылық пен жауапкершілік — басты талап.

Семинар соңында барлық қатысушыларға архивке құжаттарды тапсыру барысында аса мұқият болу қажеттілігі ескертілді. Әрбір маман өз мекемесіндегі құжаттардың толық әрі сапалы сақталуына тікелей жауапты. Құжаттардың жоғалуы немесе дұрыс рәсімделмеуі тек құжаттарды сақтаушыға емес, бүкіл мекеме жұмысына кері әсерін тигізетіні де айтылды. Бұл «Сарысу ауданының мемлекеттік архиві» ұйымдастырған бұл семинар архивтік құжаттармен жұмыс істеу мәдениетін қалыптастыруға және аудан мекемелеріндегі іс жүргізу сапасын жақсартуға қосқан үлесі болмақ.